引継ぎ資料、何を書けばいい？毎日の仕事を一覧にするところから始めよう

「引継ぎ資料を作っておいて」と言われて、Excelを開いたものの、何から書けばいいか分からない。毎日やっている仕事なのに、説明しようとすると手が止まる。最初の一行が、案外難しかったりします。

そんなときは、いきなり立派なマニュアルを作ろうとせず、仕事を1件ずつ書き出すところから始めると進めやすくなります。いつ、誰が、何を見て、どの順番で進めるのか。まず一覧にしてから、説明が足りないところを埋めていく順番です。

この記事では、引き継ぎ表に書く項目と記入例、後任に渡す前の確認方法をまとめます。手元のメモやExcelでも試せるので、まずは自分の仕事を一つ思い浮かべながら読んでみてください。

引き継ぎ資料に何を書く？まず仕事を1件ずつ一覧にする

引き継ぎ資料には、どんな仕事を、いつ、誰が、どう進め、困ったときは誰に確認するかを書きます。この記事では、それを作業名・頻度・担当・手順・資料・例外・確認先の7項目に分けて整理します。

最初に決めたいのは、「一つの仕事」をどの大きさで書くかです。たとえば「総務業務」だけでは、何を引き継ぐのかが見えません。「備品在庫の確認」「社内申請の受付確認」「会議資料の準備」まで分けると、いつ行う仕事なのか、何を伝えればいいのかを考えやすくなります。

このように、担当している仕事を一つずつ書き出すことを「業務棚卸し」と呼びます。大げさに聞こえますが、まずは普段やっていることを並べれば十分です。

閉じる

引き継ぎ表に入れたい7項目と記入例

書く項目に迷う場合は、次の7項目を使ってみてください。これは本記事で提案する整理の枠です。勤務先に指定の様式があれば、その項目を優先して補います。

閉じる

項目	書くこと
作業名	何をする仕事か。ほかの作業と区別できる名前
頻度・契機	いつ行うか。毎日・毎月などの頻度や、開始のきっかけ・期限
担当	誰が行うか。担当者や担当する役割
手順	どの順番で進め、何を確認できたら終わりか
使用資料・参照先	どのファイルや画面を見るか。その場所
例外	普段と違う状況になったときの対応
確認先	判断に迷ったときに確認する相手

「毎月」「適宜」「いつもの資料」だけでは、書いた本人にしか分からない部分が残ります。「毎月の第1営業日」「申請が届いたとき」「共有フォルダー内の○○一覧」のように、読み手が行動に移せる言葉へ置き換えます。

「備品在庫の確認」を書いた例

以下は説明用の架空データです。実際の社内手順ではありません。

項目	記入例
作業名	備品在庫の確認
頻度・契機	毎週月曜の午前
担当	総務担当
手順	練習用の在庫一覧を開く→保管場所の数を確認する→一覧に確認日と数量を記録する。記録と実数が一致したら確認完了
使用資料・参照先	練習用フォルダー「備品」の「在庫一覧」
例外	一覧と実数が違う場合は、記録を確定する前に総務責任者へ確認する
確認先	総務責任者

ポイントは、「数を確認する」で終わらせず、どこへ記録して、何をもって完了とするかまで書くことです。合わなかった場合の確認先もあれば、後任が自分だけで判断せずに済みます。

製造業の営業事務なら「受注内容の訂正」を1件にする

「受発注業務」とまとめるより、「受注内容の訂正確認」まで分けると、始めるきっかけと確認先を書きやすくなります。次も説明用の架空例です。担当や訂正の決まりは、勤務先の手順に合わせて置き換えてください。

項目	記入例
作業名	受注内容の訂正確認
頻度・契機	数量や納期の訂正依頼が届いたとき。訂正を受け付ける期限は営業担当へ要確認
担当	営業事務
手順	練習用の受注一覧と訂正依頼を受注番号で照合する→変更前後の数量・納期と出荷状況を記録する→営業担当へ訂正できるか確認する→回答後の反映結果と確認日を対応履歴に残す
使用資料・参照先	練習用フォルダー「受注」の「受注一覧」「訂正依頼」「対応履歴」
例外	出荷済み・分納中、または一覧と依頼の内容が違う場合は、訂正を確定せず営業担当へ確認する。回答前は「回答待ち」で残す
確認先	訂正の可否は営業担当、納品・出荷状況は出荷担当

回答を依頼したことと、訂正を反映できたことは分けて記録します。依頼が届いていても、可否や出荷状況が未確認なら、その案件は残件として後任へ渡します。

自分の仕事で試すときは、下の枠をメモへコピーして使えます。最初からすべてを埋めなくても構いません。

コピー用メモ

仕事を書き出す7項目

作業名

（自由記入）

頻度・契機

（自由記入）

担当

（自由記入）

手順

（自由記入）

使用資料・参照先

（自由記入）

例外

（自由記入）

確認先

（自由記入）

編集・印刷できる引き継ぎ表を使う

Excel形式の引き継ぎ表には空欄の「記入用」と、架空の「記入例」の2シートがあります。印刷用PDFにも同じ2ページを用意しました。7項目を自社の仕事へ置き換え、不要な架空例を実際の手順と誤認しないようにしてください。

練習用の作業JSONは、この記事の架空の「備品在庫の確認」1件を業務棚卸しツールへ再読込するためのものです。先に現在の入力を保存してから試してください。Excel・PDFはツールへの再読込ファイルではありません。作業JSONは本文を含むので、実務のデータを保存した場合は保管場所に注意してください。

毎日の仕事から引き継ぎ表を作る手順

作る順番は、仕事を並べる→一つずつ中身を書く→不明点を確認する。最初から文章をきれいに整えるより、何があるかを先に見えるようにします。

今日・毎週・毎月の仕事を書き出す

まず、今日やったことから思い出します。受付一覧を見た、資料を準備した、備品を確認した。最初は短い作業名だけで大丈夫です。

その後で「毎週やること」「月末・月初にやること」「依頼が来たときだけ行うこと」を足します。思い出せないものは、勤務先で確認できる予定表や作業記録を手元で見返すと、書き出すきっかけになります。資料を外部サービスへ送る必要はありません。

1件ずつ、頻度と手順を埋める

作業名が並んだら、まずは説明しやすい仕事を一つ選びます。

たとえば架空の「社内申請の受付確認」なら、「平日の午前9時に、総務当番が、受付一覧の未確認申請を見て振分先を記入する」と書けます。最初はこの程度の一文でも、頻度・担当・手順が見えてきます。

「会議資料の準備」なら、定期的な仕事でも開始時点が違います。「会議前日の午後3時に始める」と書けば、着手する時点が分かります。ここで挙げた時刻は架空の例なので、自分の仕事のルールへ置き換えてください。終える期限が別にある場合は、それも添えます。

分からないことは確認事項にする

担当や判断の基準が曖昧でも、想像で埋める必要はありません。「振分先が分からない申請は誰に聞くのか」のように、質問として残します。

書いている途中で不明点に気づけたなら、それも引継ぎの準備が進んだということです。無理に完成したように見せるより、確認する相手とタイミングを決める方が役に立ちます。

AIに整理を手伝ってもらう場合

メモはあるけれど項目への振り分けが難しいときは、AIへ整理を頼む方法もあります。ただし、AIは勤務先の実際のルールを知りません。メモにない情報を補わせず、分からないことは質問にしてもらう使い方に留めます。

次は、架空のメモで試すための依頼文例です。

次の架空の業務メモを、作業名・頻度やきっかけ・担当・手順・使用資料・例外・確認先に分けてください。
メモにない担当、締切、判断ルールは補わず、「要確認」としてください。
最後に、元のメモで分からなかったことを質問として列挙してください。

業務メモ：
会議の前日に、資料一覧と共有フォルダーのファイルがそろっているか確認します。
確認後は会議の主催者へ連絡します。資料の差し替えが来た場合の扱いは、まだ確認できていません。

このメモには担当者や具体的な時刻は書かれていません。出力にそれらが追加されていないか、元のメモと見比べます。整った表が出てきても、そのまま正しいとは判断しません。

実務でAIを使う場合は勤務先の利用規程を確認し、機密情報や個人情報を入力しないことが前提です。AIを使わず、自分で7項目へ分けても同じように進められます。

引き継ぎ表を作ったら、後任の目線で確かめる

引き継ぎ表の空欄がなくなったことと、後任が仕事を進められることは別です。 書き終えたら、初めて読む人が迷うところを確かめます。

閉じる

たとえば「資料を確認する」という手順。どの資料を、何と比べて、何がそろえばよいのかが分かりません。

先ほどの会議準備の例なら、「資料一覧と共有フォルダーのファイル名・版を照合する。差異があれば主催者へ確認し、そろったことを連絡する」とすると、行うことと終わり方が具体的になります。

後任や同僚には、まず一つの仕事だけ読んでもらい、次の点を確認します。

• いつ作業を始め、いつまでに終えるか分かるか。
• 参照する資料を見つけ、実際に開けるか。
• 手順を追って、どこまでできたら完了か判断できるか。
• いつもと違う状況や不明点を、誰に確認すればよいか分かるか。

可能なら、練習用の資料で一度たどってもらうと、説明が飛んでいる部分を確かめられます。後任がまだ決まっていない場合は、同僚に読んでもらうところからでも構いません。

受注訂正の架空1件を後任がたどる

練習では、受注番号「R-001」の数量が受注一覧では10、訂正依頼では12、出荷状況は要確認という条件を使います。次の順にたどると、数量の違いを見つけた後に何を確認するかまで確かめられます。

1. 受注一覧・訂正依頼・対応履歴の場所を見つけ、後任の権限で開けるか確認する。
2. 同じ受注番号「R-001」を探し、変更前の10と依頼後の12を、元の記録を残して書き分ける。
3. 出荷状況は出荷担当、訂正できるかは営業担当へ確認する事項として残す。回答前に12への訂正が完了したとは扱わない。
4. 残件表に「回答待ち」、次に確認する後任、営業担当という確認先、次の確認日時を記入する。
5. 回答と反映結果をどこへ記録するかまでたどる。見つからない資料や判断できない箇所は、現担当と確認先を決めて直し、もう一度試す。

この練習は、後任が資料・手順・確認先をたどれるかを確かめるものです。実際の受注を訂正できるかは、勤務先で確認する事項として分けます。

ファイルの場所が正しくても、後任にアクセス権がなければ開けません。また、業務一覧とは別に、進行中の案件や確認待ちの残件も渡す必要があります。引き継ぐ時点の状況が分かるように、最終更新日と更新する人も決めておくと扱いやすくなります。

引き継ぎ直前に残件と権限を点検する

資料を渡す日には、手順の説明だけでなく、いま止まっている仕事と、後任が着手できる状態かを別に確認します。次は確認の観点です。実際の案件名や社内URLは、公開記事ではなく勤務先の管理場所に記録してください。

• 未完了の案件：現在の状態・次の担当・次に確認する日。不明なものは「要確認」とする。
• 資料の場所：正本と最終更新者。後任が実際に開けたかを確かめる。
• アクセス権：必要な権限の申請先・承認状況・後任による確認結果。認証情報は書かない。
• 引き継ぎ後：練習用の1件を後任がたどれたか、詰まった箇所と再確認する人。

一覧を作っただけで「引き継ぎ完了」とせず、未完了の仕事に次の確認日と担当が付いたこと、後任が必要な資料を開けることを確認します。練習で詰まった手順は直し、もう一度たどってもらってから区切りを付けてください。

製造業事務の残件は次の確認日時を付けて渡す

次は、引き継ぐ時点で終わっていない仕事の架空例です。「次の確認期限」は、後任が状況を確かめる日時の例です。納品日や請求を確定する日とは分け、勤務先の締め日や担当者の予定に合わせて記入します。

残件の例	引き継ぐ時点の状態	次にすること・確認先	次の確認期限の例	引き継ぎの完了条件
受注R-001の数量訂正	10から12への依頼あり。反映前・回答待ち	後任が営業担当へ訂正の可否を確認する	渡した翌営業日の10時	回答と反映結果を対応履歴へ記録する。反映できない場合は対応方針と担当を残す
分納の納品待ち	未着分あり。残りの納品予定は要確認	後任が出荷担当へ未着分の数量と予定を確認する	渡した翌営業日の11時	未着分の状況・次の対応担当・確認日が記録され、受領確認まで引き継がれている
請求前の数量差異	受注10・納品8・請求案10。差異の理由は未確認	後任が経理担当と営業担当へ元資料と差異の理由を確認する	締め日の前日の14時	差異の理由と確認者、請求案をどう扱うかが記録されている
納期の回答待ち	取引先への照会中。回答期限は要確認	後任が窓口の営業担当へ回答状況と再確認日を確認する	渡した翌営業日の15時	回答内容を記録するか、未回答のまま次の確認先と日時を残す
後任による試行	資料のアクセス権と手順をまだ確認していない	現担当と後任で1件をたどり、開けない資料は資料管理担当へ相談する	渡す前日の16時	1件をたどれ、詰まった箇所の修正または再確認する担当と日が決まっている

納品待ちの状況を確認しただけで、納品そのものが完了したとは扱いません。残件の対応を引き継げたかと、案件が最後まで終わったかを分けて記録してください。期限を過ぎても回答がなければ、状態を「回答待ち」のまま残し、次の確認日時を決めます。

引き継ぎスケジュール表には時期と完了条件を書く

引き継ぎの日が決まったら、資料を作る日と後任が試す日を分けて予定に入れます。表には、実施時期・すること・担当・完了条件・確認結果を書きます。仕事そのものの頻度と、引き継ぎ準備の予定は別に整理してください。

次は、資料を渡す日から逆算した架空の例です。期間や担当は勤務先の予定に合わせて変えます。2週間あれば必ず終わるという目安ではありません。

時期の例	すること	担当の例	完了条件	確認結果
渡す2週間前	業務一覧と不足する説明を整理する	現担当	作業名・資料・確認先を一覧にし、不明点を確認事項として残す	要確認
渡す1週間前	練習用の1件を後任がたどる	後任と現担当	参照先を開き、完了条件と迷った箇所を確認する	要確認
渡す前日	残件と資料のアクセス権を確認する	現担当と後任	残件に次の担当と確認日が付き、後任が資料を開ける	要確認
渡す当日	正本と残件表の場所を共有する	現担当と後任	使用する版と場所、未解決の確認先を双方で確かめる	要確認
渡した1週間後	実際に進めて迷った箇所を見直す	後任と確認先	不足する説明を直すか、次に確認する担当と日を決める	要確認

予定日を過ぎただけで完了にはしません。確認できた結果を記入し、終わっていない作業は次の担当と確認日を残します。

この表は勤務先で使っているExcelの別表へ写して調整できます。配布中の引き継ぎ表は仕事の7項目を整理する資料で、このスケジュール表や残件表は含みません。業務棚卸しツールの7項目に、期限管理や通知の機能があるという説明でもありません。

業務棚卸し・引継ぎ表ツールで整理する

すでに使い慣れたメモやExcelがあれば、そのまま7項目を書いていけます。入力欄に沿って整理したい場合は、当サイトが運営する別サイトの「業務棚卸し・引継ぎ表」も使えます。

流れは、次の3つです。

1. 作業名・頻度・担当などを入力する。
2. 「引継ぎ表を作成する」で、未記入の項目を確認する。
3. 結果を確認し、用途に合った形式で保存する。

架空の業務2件を入力して確認したところ、確認先を空欄にした行は、未記入の確認事項として表示されました。作業名があれば、その状態でもCSVへ出力できます。一方、手順だけを入力し作業名を空にした場合は、作業名を入力するよう表示され、結果の出力はできませんでした。

この確認は、あくまで記入漏れを見つけるためのものです。業務の正しさを採点するものではなく、通知や共同編集を行うツールでもありません。

保存は「一覧を使う」と「作業を再開する」で分ける

一覧を表計算ソフトなどで利用するならCSV、入力途中の内容を後からこのツールで開き直すなら入力を含む作業JSONを保存します。JSONは、この場合、入力内容をツールへ戻すための保存ファイルです。

必要な形式を一つずつ保存し、ファイルが手元にあることを確かめてから画面を閉じます。紙で確認したい場合は、ガイドに案内されているブラウザ印刷も選択肢です。

入力・保存・再開の詳しい使い方

入力内容はブラウザ内で処理する仕様ですが、それだけで勤務先の情報を何でも入れてよいわけではありません。利用規程を確認し、保存したCSVや作業JSONも、内容に応じた場所で管理してください。試すときは架空データから始められます。

引き継ぎ資料づくりで迷いやすいこと

引き継ぎ資料の形式や詳しさは、渡す相手と仕事内容に合わせて決めます。よく迷う点を整理します。

ExcelとWord、どちらで作ればいい？

勤務先の指定があれば、その形式を使います。指定がなければ、複数の仕事を一覧で見たい場合はExcelなどの表計算ソフト、長い手順や画像を説明したい場合はWordなどの文書作成ソフトが候補になります。一覧から詳しい手順書へつなげる使い方でも構いません。

どこまで詳しく書けばいい？

後任が、作業の開始時点・参照先・完了の判断・困ったときの確認先を読み取れる程度が目安です。一覧に細かな操作を詰め込まず、説明が長くなる仕事は別資料に分けます。詳しい人ではなく、初めて担当する人に読んでもらって確かめます。

分からない項目や後任未定の仕事はどうする？

「要確認」と残し、現在の確認先と確認するタイミングを決めます。後任が未定なら、現担当や担当する部署・役割を書き、後任決定後に更新する箇所を分かるようにします。推測で人やルールを埋める必要はありません。

まずは今日の仕事を3つ書き出す

最初から部署の仕事をすべてまとめようとすると、書き始める前に疲れてしまいます。まずは今日した仕事を3つ並べ、そのうち一つだけ7項目を埋めてみてください。

書けなかったところがあれば、それが次に確認することです。文章をきれいに整えるのは、その後でも間に合います。まずは「自分なら分かる」を、ほかの人もたどれる形へ少しずつ変えていくところからです。

ブラウザ印刷、ほかのOS・ブラウザ、実際の職場での運用は今回の動作確認に含めていません。