見積書の宛先を毎回入力しない方法｜自社・顧客CSVを再利用する

毎回同じ自社情報や宛先を入力するなら、見積書作成ツールの自社・顧客マスターCSVを使えます。次回はCSVを読み込み、使う相手を選んで反映します。読んだだけでは現在の見積は変わりません。

どの情報を再利用できる？

自社CSVには自社名・詳細と、税計算、端数処理、納期、支払条件などの既定値を保存します。顧客CSVには宛先名・敬称・詳細を保存します。品名・数量・単価の明細、発行日、見積番号、件名はマスターに含まれません。 見積ごとに確認してください。今回のファイルは架空の会社名と宛先だけを使います。

ファイル	例に入っているもの	入っていないもの
自社マスターCSV	架空の「サンプル工業」と既定条件	明細・番号
顧客マスターCSV	架空の「見本商事」	金額・支払条件

CSVを読み込んで、見積へ反映する

1. 原本を残し、見積書作成ツールを開く。
2. 自社マスターと顧客マスターのCSVをそれぞれ選ぶ。文字コードは通常UTF-8を使う。名前が読めるか一覧で確認する。
3. 自社と顧客を選択し、「選んだマスターを反映」を押す。入力を置き換える確認が出たら内容を確認する。
4. 基本情報の自社名・宛先と既定条件を確かめ、品名・数量・単価、発行日、件名、番号を今回の見積に合わせて入力する。
5. 帳票プレビューと保存したPDFを開いて、宛先・明細・合計・条件を再確認する。

CSVはツール独自の列名・形式です。普段の顧客台帳をそのまま読み込む機能ではありません。空欄のひな形はツール画面の「ひな形CSVを保存」から作れます。IDや列名を変えると読み込めない場合があるため、まず今回の練習用ファイルで試してください。

保存・更新のときに迷いやすいこと

マスターを画面で追加・更新・削除した後は、CSVを保存し直す必要があります。画面操作だけでは端末上のファイルは変わりません。作業JSONは個別の見積を再開するファイルで、マスター一覧全体を持ちません。両方を使うなら別々に保管します。

有効期限を固定日付でマスターへ入れた場合、次回もその日付が入ります。期限、税区分、単価は送付前に必ず見直してください。マスターCSVには取引先情報が入るため、社内の保管・共有ルールにも従ってください。ツールは自動で番号を採番せず、請求・入金管理や税務上の適否も判定しません。